De implementatie wordt volledig uitgevoerd door Ctac, uiteraard met ondersteuning door SAP België en Luxemburg. Eerder rondde het in Wommelgem gevestigde Ctac al succesvolle migraties af bij onder andere Werminval, Cras Woodshop-keten en Galeria Inno.
WAAK zet circa 2.000 mensen aan het werk die om diverse redenen moeite hebben om via de reguliere arbeidsmarkt een job te vinden, en is daarmee de grootste werkgever van West-Vlaanderen. Het bedrijf zocht vervanging voor het bestaande ERP-programma, een maatwerkoplossing die door de interne IT-afdeling in samenwerking met Realdolmen ontwikkeld was. “Die software functioneerde nog prima, maar het onderhouden van deze oplossing werd stilaan te moeilijk en is helemaal niet future-proof,” zegt Tobias Pauwels, Sales Manager bij Ctac België. “Met de standaard best practices van SAP is het mogelijk om een geïntegreerde process flow te creëren, waarbij standaard bedrijfsprocessen, zoals het boeken van transacties tussen verschillende bedrijfsunits bijvoorbeeld, volledig automatisch verlopen. Er is bewust voor een standaardapplicatie gekozen, die weliswaar nog volop kan worden uitgebreid, bijvoorbeeld met onze BI-tool en met de Industrie 4.0-tools waar we mee werken.”
Daar bovenop zorgt de ingebouwde HANA-technologie ervoor dat alle boekingen en andere acties voortaan in realtime tevoorschijn komen in het systeem. Met de huidige software moet men eerst ’s nachts nog een rapport uitdraaien om een actuele stand van zaken te krijgen. Ook inzake gebruiksgemak is de SAP-software een enorme stap voorwaarts.
Processen en rapportering uniformiseren
Aan de keuze voor SAP en Ctac is een analyse van een vol jaar voorafgegaan. “Voor ons is dit een keuze op lange termijn,” zegt Bart De Praetere, verantwoordelijk voor Business Process Management ERP bij WAAK. “Ongetwijfeld gaan we ook na de migratie nog een beroep op hen blijven doen. Er is ook een goede match qua bedrijfscultuur; net als bij WAAK zijn ze bij Ctac ook heel down to earth.” De overstap naar de nieuwe ERP-software zal weliswaar enige aanpassing vergen van de medewerkers, maar volgens De Praetere staat daar heel wat tegenover: “Wij verwachten een aanzienlijke efficiëntiewinst door zowel de processen als de rapportering binnen de hele onderneming te uniformiseren. Zo zullen we sneller en duidelijker zicht krijgen op zaken als het rendement van de verschillende bedrijfsunits, en daar ook beter op kunnen reageren.”
Volgens Tim Vannieuwenhuyse, Algemeen Directeur van Groep WAAK, is de investering in nieuwe ERP-software nodig om te kunnen blijven concurreren. “Zelfs als maatwerkbedrijf moeten we zorgen dat we dezelfde kwaliteit en klantenservice kunnen bieden als onze commerciële concurrenten in de maakindustrie. Daar slagen we alleen in als we ook op technologisch vlak de juiste keuzes maken.”
De implementatie van het digitaliseringsproces wordt gespreid over drie jaar waardoor de dagelijkse werking van de onderneming steeds verzekerd blijft. Uiteindelijk zal de nieuwe ERP-software door circa 380 medewerkers van WAAK worden gebruikt.
Frederik Depovere, Sales & Marketing Director van Ctac België: “Bij maatwerkbedrijven komen 3 van onze 4 focus markten samen (groothandel-maakindustrie-retail) hierdoor hebben we sinds 2013 een focus op deze bedrijven. Vanuit onze kennis en kunde kunnen we hen volledig ontzorgen en vooral het maatschappelijk karakter spreekt ons enorm aan. Uiteraard zijn we heel trots om ook de uitgekozen partner te zijn voor het digitalisering traject bij Waak. #WoW.”