Kao is een toonaangevend internationaal bedrijf dat hoogwaardige consumentenproducten levert op het gebied van persoonlijke verzorging, huishoudelijke artikelen en cosmetica. Al ruim 130 jaar streeft Kao ernaar om het welzijn van mensen wereldwijd te bevorderen. Dat doen ze met een divers portfolio van toonaangevende merken, zoals Bioré, Guhl, KMS, Oribe, Goldwell, Jergens, John Frieda and Molton Brown. Ctac ondersteunde Kao om handmatige en tijdrovende (financiële) processen te stroomlijnen met slimme workflows in Precisely Automate Evolve.
Stap verder in digitalisering
Kao is een organisatie die wereldwijd ongeveer 35.400 mensen in dienst heeft. “Tot een aantal jaar geleden werkten we veelal decentraal. Zes jaar geleden hebben we in Nederland een Shared Service Center opgezet. Vanuit het SSC bedienen we twaalf landen bij het stroomlijnen van processen”, vertelt Lars Bülow Jørgensen, Director Digital Transformation Office and Business Services bij Kao. “Het SSC is opgezet omdat we merkten dat er veel handmatige, tijdrovende en foutgevoelige processen in onze organisatie waren. Een probleem dat bijvoorbeeld binnen finance goed zichtbaar was. Door de verouderde werkwijze hadden we weinig inzicht in onze business en verliepen processen minder snel dan gewenst. Daarom wilden we veel van onze processen digitaliseren en slimmer inrichten.”
Als onderdeel van dit project startte Kao vijf jaar geleden met Precisely Automate Studio (voorheen Winshuttle Studio) voor het snel en efficiënt verwerken van grote hoeveelheden transacties in SAP. Lars Bülow Jørgensen: “Dat hielp ons weliswaar een stap verder, maar we deden nog steeds veel handmatig werk. Ter illustratie: als we een leverancier wilden aanmaken kostte dat veel moeite. Medewerkers waren veel tijd kwijt om goedkeuring aan te vragen, het verzoek in te dienen en de status te volgen. Daarom besloten we om de volgende stap te zetten met Precisely Automate Evolve om repeterende processen te stroomlijnen en standaardiseren met workflows.”
Jarenlange partnership
Ctac ondersteunde Kao bij de onboarding van Precisely Automate Evolve en bood technische hulp bij het ontwikkelen van de eerste workflows. Jørgensen: “Ctac is een erkende expert en dé partner van Precisely in Nederland. We werken sinds de implementatie van Precisely Automate Studio samen en dat beviel goed. Enige tijd geleden zijn we in gesprek gegaan over onze vervolgstappen. Vervolgens bracht Ctac onze wensen in kaart en liet ons de mogelijkheden van Evolve zien. Daar waren we direct erg enthousiast over.”
Cijfers van het project
12 sessies
In twaalf sessies van drie uur trainde Ctac de key users en ontwikkelaars van Kao op het gebied van Evolve en Studio.
4 maanden
In vier maanden tijd zette Kao verschillende workflows op met Evolve om processen te standaardiseren.
Meer controle:
Door duidelijke workflows voor goedkeuring en validatie heeft Kao nu meer controle over (financiële) processen.
Zelfstandigheid
De aanpak van Ctac zorgt ervoor dat Kao na de eerste fase zelfstandig met de tooling van Precisely kan werken
Stapsgewijs door het proces helpen
Kao heeft inmiddels verschillende workflows ontwikkeld met Precisely Automate Evolve. “We helpen onze interne gebruikers stapsgewijs door een proces. Van aanvraag tot goedkeuring en validatie. Voorbeelden van processen die we hebben aangepakt zijn het onboarden van nieuwe leveranciers en het verwerken van journaalposten in SAP. We hebben ook processen gestroomlijnd die niet aan SAP zijn gekoppeld, zoals het aanvragen van een leaseauto”, zegt Jørgensen.
Regie over tooling ligt bij Kao
Belangrijk voor Kao was om zelf de regie te houden over de tooling. Roy Op ’t Veld, Senior Data Management Consultant bij Ctac: “In een aantal sessies hebben we key users en ontwikkelaars van Kao getraind om te werken met Evolve. Het is de eerste keer uitdagend om vanuit de theorie een flow op te zetten. Daarom hebben we samen de eerste use case – vendor onboarding – uitgewerkt. Vervolgens ging Kao zelf aan de slag met de volgende use case. Daar waar nodig hebben we ze nog ondersteund. Belangrijke factor in dit proces was dat Lars en zijn team echt eigenaarschap hebben genomen. Dat versnelde het proces van leren en toepassen.”
Jørgensen vult aan: “Het idee is dat we uiteindelijk minder handmatige processen en minder kosten hebben, waardoor onze mensen elders in het bedrijf meer waarde kunnen toevoegen. We krijgen steeds meer inzicht in onze processen en transacties. We zien bijvoorbeeld binnen finance transacties die veel tijd kosten, maar niets opleveren. Daar kunnen we in de toekomst steeds beter op inspelen. Daarnaast hebben we meer controle dankzij het goedkeuringsproces in Evolve. We weten precies hoe processen en systemen werken en waar bepaalde verantwoordelijkheden liggen. Dat zorgt voor aanzienlijk meer efficiëntie.”
Interne portaal voor workflows
“Het idee is dat Evolve uiteindelijk dé tool wordt voor iedereen bij Kao. Niet alleen binnen finance, maar voor alle processen. Ook de processen die buiten SAP lopen. We willen op termijn ieder formulier in Excel, pdf of e-mail overzetten naar Evolve. Het moet ons interne portaal voor workflows worden”, aldus Jørgensen.
Delen van best practices
“Tijdens onze samenwerking hebben we veel geleerd van Ctac. Wij hebben natuurlijk onze eigen ideeën, maar Ctac deelt graag hun ‘lessons learned’ en ‘best practices’. Zo voorkomen we dat we in dezelfde valkuilen lopen als organisaties die ons voor gingen. Het is fijn om een partner te hebben die je daarop wijst. Daarnaast hebben ze veel expertise, zijn ze flexibel en denken ze altijd mee. Wat ik persoonlijk vooral erg prettig vond, was dat we altijd dezelfde contactpersoon hadden. Dat zorgde voor een persoonlijke samenwerking en korte lijnen”, besluit Jørgensen.
Wil je weten wat jouw organisatie kan bereiken met Precisely Automate?
